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書類の山

大量にある書類の整理にお困りの方、文書スキャンについてのメリット・デメリットをご紹介

Yokoyama

2021年10月9日

領収書、レシートなど、捨てづらい大量の書類に囲まれてお困りではありませんか?

今回は大量の文書をスキャンすることによるメリット、デメリットについてご説明いたします。

書類をスキャンによって電子化するメリット

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紙の文書をスキャンする主なメリットは以下の3つです。

  1. 紙の書類を保管しておく場所が不要になる
  2. バックアップすることで、コピーがいくつでも取れるのでがカンタンにできる
  3. クラウドに保存することで、どこでも必要な時に閲覧することができる

メリット1.紙の書類を保管しておく場所が不要になる

一番大きなメリットと言えます。大量の書類に机が埋もれてしまっているという方、うんざりするほど保管されたファイルを目にしている方はたくさんいらっしゃるでしょう。

1枚1枚は薄い書類も、量が増えることでオフィスのスペースをどんどん圧迫していきます。

メリット2.バックアップすることで、コピーがいくつでも取れるのでがカンタンにできる

電子化すればバックアップを取ることで文書を複製することが出来ます。もしものときも安心です。

ただし、セキュリティにはくれぐれもご注意を!重要な文書は安易にコピーが出来ないよう、フォルダにパスワードでアクセス制限をかけたり、コピーが出来ないように権限を設定することが必要です。

メリット3.クラウドに保存することで、どこでも必要な時に閲覧することができる

DropBoxやOneDriveなどのクラウドストレージに保存することで、離れた場所の拠点間で資料を共有することが可能になります。

また、EvernoteやOneNoteなどのノートアプリを使えば、文書を検索したりジャンルごとにまとめるこが可能なため、より便利に文書を管理できます。

メリット2と同じくセキュリティには注意が必要です。文書を読み取れるアクセス権は適切に設定しないと、情報流出に繋がりかねません。

デメリットにもご注意、思わぬトラブルになることも

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ここまで文書を電子化するときのメリットをご説明してきましたが、実はデメリットも存在します。

  1. スキャナを購入する場合、初期投資が発生する
  2. ひたすらスキャンを行わせるような人員が必要
  3. 電子化をする書類の枚数を積算する時間が必要
  4. スキャン料金の見積りを取ろうと思ったが書類を数えていられない。

ご覧のように、機械やスタッフ、作業時間の確保など、とにかく下準備に莫大な手間が必要になります。

中でも馬鹿にできないのが、デメリット3にあげた枚数積算にかかる手間です。

枚数はなるべる正確に出さないと予算をオーバーしてしまう可能性がありますが、何千、何万枚とある書類の枚数を数えていくのはとてつもない時間と労力がかかります。

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